PROJET

Automatisation par IA des workflows CRM

Développement logiciel sur mesure, Automatisation des workflows par IA, Intégration CRM, Intégration d’API, Qualification des prospects, Relances automatisées, Automatisation des processus métier

  • Secteur: Services aux entreprises
  • Norvège Localisation: Norvège
  • Durée de réalisation: 16 semaines
  • Technologies: JavaScript / TypeScript (Node.js), Python
4+ mois

Ce client consacre du temps à relier les tâches CRM, les messages clients et les relances entre différents outils. La solution est un logiciel d’automatisation par IA destiné à une agence d’automatisation par IA : il reçoit les prospects, les enregistrements CRM et les messages, puis renvoie les résultats de qualification, les enregistrements mis à jour et les communications planifiées. L’équipe de l’agence et ses clients l’utilisent pour gérer le traitement des prospects et les processus métier répétitifs.

Résumé

Problème

Le client gère des tâches CRM répétitives au moyen d’outils, d’API et de canaux de communication connectés.

Solution

La solution est devenue un système d’automatisation des workflows par IA réunissant connexions CRM, étapes d’IA, relances et supervision.

Résultat

Le logiciel est conçu pour automatiser le traitement des prospects, les relances et les processus métier.

Histoire du client

Le client est une agence d’automatisation par IA basée en Norvège. Elle crée des systèmes de workflows pour les entreprises et connecte les outils CRM, de communication et opérationnels.

Son activité comprend la qualification des prospects, les mises à jour CRM, les relances, la communication client et les processus internes. Les étapes répétitives réparties entre plusieurs systèmes font perdre du temps à l’équipe et compliquent le contrôle cohérent des workflows.

La demande était simple : concevoir et mettre en œuvre des workflows alimentés par l’IA, connecter les CRM aux outils métier et automatiser la communication client.

La solution a été conçue comme un système modulaire comprenant un éditeur de workflows, une file de prospects, une file de communication et un espace de supervision. Une attention particulière a été accordée aux connexions modifiables, aux décisions assistées par l’IA, à la gestion des erreurs et à la documentation afin que l’équipe cliente puisse gérer le système.

Le client demandait

  1. Concevoir des workflows IA pour les processus métier répétitifs en plusieurs étapes
  2. Connecter les CRM, outils, API, bases de données, e-mails et agendas
  3. Automatiser les réponses, relances, notifications et rendez-vous
  4. Utiliser l’IA pour classer les données, extraire les champs et répondre aux clients

Pourquoi les logiciels prêts à l’emploi ne convenaient pas

Les produits prêts à l’emploi dans ce domaine se concentrent sur des parties distinctes de la tâche, comme le recrutement, les entretiens ou la sélection des candidats. Ils peuvent ne pas réunir les agents IA, l’automatisation CRM, les API personnalisées, les webhooks et les actions intersystèmes.

Présentation du projet

La solution a été conçue autour d’un éditeur de workflows. Il connecte les déclencheurs, les actions et les étapes d’IA.

Les enregistrements CRM, les API et les webhooks relient le processus métier au même endroit.

L’espace prospects réunit la qualification, le scoring et le routage au même endroit. L’IA classe les informations reçues, met à jour les enregistrements CRM et indique l’action de communication suivante.

La file de communication gère les réponses personnalisées, les e-mails et les SMS. L’équipe cliente consulte au même endroit les messages, les agendas et le contexte CRM.

Un espace de supervision dédié vérifie les exécutions des workflows, les résultats de validation et les erreurs. Les actions de nouvelle tentative et de dépannage aident l’équipe à analyser les événements et à ajuster les règles au fil du temps.

Le système a été structuré en modules afin d’ajouter ultérieurement de nouveaux formulaires, automatisations et intégrations sans reconstruire toute l’application.

Fonctionnalités clés livrées

  • Éditeur de workflows alimenté par l’IA
  • Qualification et scoring des prospects
  • Mise à jour des enregistrements CRM
  • Routage des prospects
  • Relances automatisées par e-mail et SMS
  • Brouillons de réponses personnalisées
  • Connexions API et webhook
  • Gestion de la planification des rendez-vous
  • Supervision des workflows et contrôle des erreurs
  • Contrôles de transfert à un opérateur

Peut être ajouté

+ Déduplication des données + Chatbots + Traitement des documents et fichiers + Documentation des workflows + Formation de l’équipe + Suppression des enregistrements CRM + Dépannage des workflows

Qui d’autre peut utiliser cette solution

Les entreprises confrontées à une tâche similaire peuvent adapter cette solution pour connecter leurs outils et réduire le travail manuel.

Une petite ou moyenne entreprise

Tâche Elle doit gérer le CRM, les ventes, l’assistance ou les opérations internes au moyen d’outils connectés.
Comment la solution aide La solution connecte les enregistrements, messages, relances et actions métier au sein d’un même workflow.
Services aux entreprises

Une équipe marketing, commerciale ou de génération de prospects

Tâche Elle doit capter, qualifier, router et relancer les prospects tout en maintenant les enregistrements CRM à jour.
Comment la solution aide La solution classe les prospects, met à jour les enregistrements CRM et coordonne les actions de relance.
Services aux entreprises

Une entreprise de services sur rendez-vous

Tâche Elle doit automatiser les réservations, la communication client et les réponses aux prospects.
Comment la solution aide La solution connecte les messages clients, les étapes de planification, les notifications et les mises à jour CRM.
Services aux entreprises

Stack technologique

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Workflows et intégrations

Ce langage gère les connexions aux workflows, les appels API et les services d’automatisation.

Python

Services IA et CRM

Ce langage prend en charge le traitement par IA, les connexions CRM et les services webhook.

PHP

Services d’API et de messagerie

Ce langage prend en charge certaines connexions CRM, e-mail et communication.

openai

Connexion aux modèles d’IA

La bibliothèque officielle TypeScript connecte le workflow aux modèles OpenAI pour la classification, le contenu et les réponses.

langchain

Étapes de workflows IA

Cette bibliothèque connecte les modèles de langage aux prompts, outils et données métier.

dynamics365crm-python

Connexion à Dynamics CRM

Ce wrapper d’API Python échange des enregistrements avec Dynamics 365 CRM.

zohocrmsdk8-0

Connexion à Zoho CRM

Ce SDK connecte les actions des workflows aux API de Zoho CRM.

svix

Transmission par webhook

Cette bibliothèque envoie et vérifie les événements webhook entre les systèmes connectés.

twilio/sdk

Communication par SMS

Ce wrapper PHP connecte le workflow aux actions de messagerie Twilio.

JSON

Échange de données structurées

JSON transporte les conditions des workflows, les données CRM, les charges utiles API et les enregistrements de communication entre les services.

Intégrations

CRM systems

La solution échange avec les CRM connectés les informations sur les prospects, les scores, les états de routage, les statuts de relance et les enregistrements CRM.

Business tools and APIs

Les API REST et les connexions OAuth transmettent les données et actions des processus métier entre les outils externes.

Webhooks

Les webhooks envoient les événements des workflows et reçoivent les enregistrements entrants des services connectés.

Email and SMS

Les connexions e-mail et SMS envoient des relances, notifications et réponses clients personnalisées.

Calendar tools

Les connexions aux agendas transmettent les données de rendez-vous et de planification via le workflow.

Le résultat

Le traitement des prospects s’articule autour de la qualification

La file de prospects offre à l’équipe une vue unique des prospects entrants, des résultats IA et des scores. Le statut de routage, les enregistrements CRM et les actions de relance restent associés à chaque prospect.

La file rend visible le parcours de la qualification à la mise à jour CRM.

Fonctionnement

  1. La classification IA analyse les informations du prospect et produit un statut de qualification.
  2. Le score et le statut de routage du prospect apparaissent avec l’enregistrement CRM.
  3. L’action de relance et l’enregistrement CRM restent visibles dans la file de prospects.
  • Informations sur le prospect
  • Classification IA
  • Score du prospect
  • Enregistrement CRM
Qualification et routage des prospects

Qualification et routage des prospects

Fonctions affichées sur cet écran
Automatiser la qualification des prospects Intégrer l’IA au CRM Automatiser les relances

Les workflows connectent les outils au même endroit

L’éditeur de workflows réunit les déclencheurs, actions et étapes d’IA sur un même canevas. Les spécialistes de l’automatisation peuvent modifier les conditions métier et connecter les étapes CRM, API et webhook.

Le résultat est un espace clair pour structurer l’automatisation en plusieurs étapes, plutôt que de gérer des intégrations isolées.

Fonctionnement

  1. Le canevas du workflow affiche les nœuds de déclenchement, d’action et d’IA avec leurs conditions.
  2. Les connecteurs CRM, API et webhook transmettent les données métier entre les étapes.
  3. Le workflow conserve ses étapes et conditions connectées pour permettre des modifications ultérieures.
  • Données CRM
  • Données API
  • Données webhook
  • Conditions du workflow
Conseil : La structure modulaire laisse la place à des automatisations et intégrations supplémentaires au fur et à mesure que les besoins de l’agence évoluent.
Éditeur de workflows

Éditeur de workflows

Fonctions affichées sur cet écran
Concevoir des workflows d’automatisation par IA Configurer des workflows d’automatisation n8n Développer des intégrations API Modifier les workflows

La communication client suit le contexte CRM

La file de communication réunit les brouillons de réponses, les calendriers de relance et les statuts e-mail et SMS au même endroit. Le responsable CRM peut consulter l’état de la communication avec l’enregistrement du prospect associé.

Les contrôles de transfert à un opérateur permettent l’intervention d’une personne lorsqu’une réponse automatisée doit être vérifiée.

Fonctionnement

  1. Les messages clients apparaissent avec les brouillons de réponses, le prospect associé et l’enregistrement CRM.
  2. La file affiche les rappels de relance et le statut des communications par e-mail ou SMS.
  3. Le statut des notifications et celui du transfert à un opérateur restent visibles pour chaque conversation.
  • Messages clients
  • Brouillons de réponses
  • Rappels de relance
  • Statut de communication
File de communication client

File de communication client

Fonctions affichées sur cet écran
Automatiser les relances Créer des fonctionnalités de chatbot

La qualité des workflows est plus facile à contrôler

L’espace de supervision affiche le statut des workflows, les erreurs et les contrôles de validation. Il offre à l’ingénieur en automatisation un espace dédié pour examiner les échecs et tester les données.

Les actions de dépannage et les mesures de protection opérationnelles contribuent au contrôle continu des workflows de l’agence.

Fonctionnement

  1. Les exécutions des workflows apparaissent avec leur statut et leur historique.
  2. Les détails des erreurs et les résultats de validation indiquent les workflows nécessitant une intervention.
  3. Les données de test et les résultats de supervision facilitent les nouvelles tentatives ou le dépannage.
  • Exécutions des workflows
  • Détails des erreurs
  • Résultats de validation
  • Données de test
Supervision des workflows et contrôles qualité

Supervision des workflows et contrôles qualité

Fonctions affichées sur cet écran
Superviser les workflows pour détecter les erreurs Contrôler la qualité des workflows Dépanner les automatisations

Ce que la solution apporte

Grâce à cette solution, l’agence peut :

  • Automatiser les processus métier répétitifs en plusieurs étapes
  • Qualifier, scorer et router les prospects
  • Maintenir les enregistrements CRM à jour grâce aux workflows connectés
  • Envoyer des relances personnalisées par e-mail et SMS
  • Coordonner les messages clients et les transferts à un opérateur
  • Examiner les erreurs des workflows et les résultats de validation

En définitive

En définitive, la solution a été conçue pour supprimer les tâches manuelles du parcours allant du prospect entrant à la mise à jour CRM, à la relance et au contrôle du workflow.

FAQ

Vous envisagez de créer un système similaire ? Les réponses ci-dessous expliquent comment s’articulent l’automatisation par IA, les connexions CRM et les contrôles des workflows.

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