PROJET

Logiciel de gestion de la relation client pour des processus commerciaux connectés

Développement d'un CRM personnalisé, Gestion des prospects, Configuration du pipeline commercial, Automatisation des processus, Intégration de Zoho, Migration des données, Transferts entre projets et comptabilité

  • Secteur: Services professionnels
  • Lettonie Localisation: Lettonie
  • Délai de livraison: 16 semaines
  • Technologies: Python, JavaScript / TypeScript (Node.js)
4+ mois

Le travail commercial de ce client est réparti entre des fiches CRM, des feuilles de calcul et des outils de gestion de projets. La coordination des clients et des ventes demande donc davantage de temps manuel. Le logiciel de gestion de la relation client regroupe ces activités dans un espace de travail basé sur Zoho. Il centralise les prospects et les fiches clients, puis offre à l'entreprise de services professionnels un espace connecté pour gérer ses pipelines et ses relances.

Résumé

Problème

Le client gère ses activités clients et commerciales sur des applications, feuilles de calcul et anciens systèmes déconnectés.

Solution

La solution est devenue un espace Zoho personnalisé pour les prospects, les pipelines commerciaux, l'automatisation et les opérations connectées.

Résultat

Le logiciel est conçu pour réduire le travail manuel et les reprises, de la gestion des prospects jusqu'à la livraison et la comptabilité.

Témoignage du client

Le client est une entreprise de services professionnels située en Lettonie. Elle coordonne les prospects, les ventes et les projets dans plusieurs applications métier.

Les informations clients et l'activité commerciale sont réparties entre des outils déconnectés. L'entreprise gère également ses projets dans plusieurs applications distinctes.

La demande était simple : configurer une suite unique, connecter les outils externes et migrer les données existantes. Le client souhaitait également automatiser la capture, l'affectation et la validation des prospects, ainsi que les devis, la facturation et le suivi des paiements.

La solution a été conçue autour de Zoho CRM et des applications Zoho associées. Les modules ont été organisés selon les propres règles de l'entreprise.

Les intégrations et l'automatisation ont été ajoutées comme éléments distincts de l'espace de travail.

Le client souhaitait

  1. Unifier le CRM, les projets, la comptabilité, le marketing, le support, les RH, les stocks et les applications personnalisées.
  2. Connecter les outils, sites web, formulaires, paiements, ERP, outils de communication et anciennes plateformes.
  3. Migrer, nettoyer et standardiser les données historiques des systèmes existants.
  4. Automatiser la capture et l'affectation des prospects, les relances, validations, devis, factures et paiements.

Pourquoi les logiciels prêts à l'emploi ne convenaient pas

Les produits d'affectation des prospects se concentrent sur la mise en relation des prospects avec les comptes et commerciaux, tandis que les outils de données CRM se concentrent sur le nettoyage et l'organisation des fiches. Un espace Zoho personnalisé couvre la capture des prospects, les pipelines commerciaux et les transferts vers les projets. Il prend également en charge la synchronisation comptable, la migration des données et les rapports dans une seule solution.

Présentation du projet

La solution a été conçue autour de Zoho CRM, l'espace principal de gestion des clients et des ventes. Elle regroupe les prospects, les affaires et les relances au même endroit.

Pour gérer les opérations connectées, Zoho Projects et Zoho Books ont été intégrés à la suite. Zoho Forms, Zoho Campaigns et Zoho Desk étendent l'espace de travail à l'ensemble des processus métier connectés.

Zoho Creator et Zoho Flow prennent en charge des connexions supplémentaires.

L'affectation des prospects et l'automatisation des processus gèrent les attributions et les changements d'étape. Les notifications et validations suivent le processus commercial du client.

Les données historiques sont importées depuis des feuilles de calcul, d'anciens CRM et d'autres systèmes. La correspondance et la validation des champs facilitent la migration.

Une attention particulière a été portée aux systèmes et règles existants du client. Les API et webhooks connectent les plateformes externes.

Deluge et Zoho Flow réduisent les tâches manuelles entre les applications.

Fonctionnalités clés livrées

  • Capture et gestion des prospects
  • Pipelines commerciaux et étapes d'affaires personnalisés
  • Affectation et relances automatisées des prospects
  • Validations, devis, facturation et suivi des paiements
  • Transferts du CRM vers les projets
  • Synchronisation du CRM avec la comptabilité
  • Migration et nettoyage des données historiques
  • Champs et modules personnalisés
  • Tableaux de bord et rapports commerciaux

Peut être ajouté

+ Gestion documentaire + Extensions des processus de paiement + Relances WhatsApp + Modules personnalisés supplémentaires + Migration de données depuis d'autres systèmes

Qui d'autre peut utiliser cette solution

Ces entreprises rencontrent une problématique similaire, et la même solution peut être adaptée à leurs processus clients, commerciaux, de livraison et de support.

Un cabinet comptable

Besoin Elle doit coordonner les demandes, les fiches clients, les propositions, les missions récurrentes, les documents et la facturation.
Comment la solution aide La solution relie la gestion des prospects aux transferts vers les projets et la comptabilité dans un espace client unique.
Cabinets comptables

Une agence créative

Besoin Elle doit gérer les prospects, les étapes commerciales, la livraison des projets, les validations et la communication client.
Comment la solution aide La solution relie les pipelines, les relances, les fiches projets, les documents et l'historique des activités.
Agences créatives

Une entreprise de services de construction

Besoin Elle doit organiser les demandes, devis, validations, projets, documents et paiements.
Comment la solution aide La solution relie les processus commerciaux aux fiches projets et comptables tout en gardant les relances visibles.
Services de construction

Stack technologique

Python

Services d'intégration CRM

Python prend en charge les services qui utilisent les API Zoho CRM et les flux de données associés.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Services d'intégration et d'automatisation

Node.js prend en charge Zoho Catalyst, les connexions CRM et les services d'intégration applicative.

PHP

Intégrations de systèmes métier

PHP prend en charge les connexions avec les services CRM, comptables, de paiement et de facturation.

zohocrmsdk8-0

Accès à l'API Zoho CRM

zohocrmsdk8-0 (une bibliothèque Python pour les API Zoho CRM v8) connecte l'espace de travail à Zoho CRM.

zcatalyst-sdk-node

Services Zoho Catalyst

zcatalyst-sdk-node (un SDK Node.js pour Zoho Catalyst) prend en charge les services applicatifs basés sur Zoho.

pyxero

Accès comptable Xero

pyxero (une bibliothèque Python pour l'API comptable Xero) prend en charge les connexions aux systèmes comptables lorsque nécessaire.

invoice2data

Extraction des factures PDF

invoice2data (une bibliothèque Python d'extraction de données de factures PDF) lit les informations de facturation pour les processus comptables.

PDF

Gestion documentaire

Les fichiers PDF contiennent des documents que l'espace de travail peut traiter ou joindre aux fiches clients.

Zoho CRM

Fiches clients et commerciales

L'espace de travail échange les prospects, contacts, comptes, affaires, étapes et activités avec Zoho CRM.

Zoho Projects

Transferts vers les projets

Les fiches CRM transmettent les informations de transfert des projets à Zoho Projects.

Intégrations

Zoho CRM

L'espace de travail échange les prospects, contacts, comptes, affaires, étapes et activités avec Zoho CRM.

Zoho Projects

Les fiches CRM transmettent les informations de transfert des projets à Zoho Projects.

Zoho Books

Les informations clients et commerciales sont reliées aux données comptables dans Zoho Books.

Zoho Forms

Les prospects envoyés depuis Zoho Forms entrent dans le processus de gestion des prospects du CRM.

External tools and legacy platforms

Les API, webhooks, intégrations de processus et connexions natives échangent des données avec les outils externes et les anciens systèmes.

Le résultat

Le travail commercial reste visible du prospect à la relance

L'espace des prospects et du pipeline offre au commercial ou au responsable une vue unique des fiches prospects, sources de recommandation et étapes des affaires.

La barre des étapes du pipeline clarifie la position commerciale actuelle, tandis que les filtres réduisent la liste par source ou responsable.

Fonctionnement

  1. L'espace affiche les fiches prospects, les sources de recommandation, les coordonnées, les montants, les étapes, les responsables et l'historique des activités.
  2. La barre des étapes du pipeline présente les affaires selon leur étape actuelle.
  3. L'espace affiche les contrôles de relance et de tâche à côté de la fiche de l'affaire.
Espace de travail des prospects et du pipeline

Espace de travail des prospects et du pipeline

Fonctions affichées sur cet écran
Gestion des prospects Configurer les pipelines commerciaux Automatiser la gestion des prospects Capturer les prospects depuis les plateformes

L'affectation des prospects suit les règles du client

L'écran d'automatisation regroupe les règles d'affectation, les changements d'étape et les validations dans une zone de configuration unique. Il prend en charge la logique d'attribution du client sans imposer un processus commercial fixe.

Un journal d'état de l'automatisation affiche l'historique d'exécution des processus et l'état des notifications, offrant à l'administrateur CRM un espace clair pour vérifier les actions automatisées.

Fonctionnement

  1. L'espace lit les sources des prospects, les règles de territoire ou d'affectation, les étapes du pipeline, les responsables des tâches et l'état des notifications.
  2. La carte des changements d'étape représente les transitions configurées entre les étapes du pipeline.
  3. Le journal d'état de l'automatisation affiche l'historique d'exécution des processus.
Conseil : Les règles sont organisées selon les étapes commerciales, attributions et validations propres au client.
Règles d'affectation et d'automatisation des prospects

Règles d'affectation et d'automatisation des prospects

Fonctions affichées sur cet écran
Automatisation CRM Automatiser la gestion des prospects Cartographier les processus métier

Les fiches clients, projets et comptables restent connectées

La fiche de transfert regroupe le résumé client, l'affaire associée et l'état du projet. Les liens comptables, documents et historique des communications restent accessibles depuis la même fiche client.

La fiche conserve les estimations ou factures avec le projet et l'affaire associés.

Fonctionnement

  1. L'espace affiche les données de contact et de compte, l'étape de l'affaire, l'état du projet, les estimations ou factures, les documents joints et l'historique des communications.
  2. La section de transfert vers le projet présente l'état du projet connecté.
  3. Les liens comptables relient la fiche client aux informations d'estimation ou de facturation.
Fiche de transfert client-projet

Fiche de transfert client-projet

Fonctions affichées sur cet écran
Synchroniser Zoho CRM et Books Intégrer les produits Zoho

Les performances commerciales sont plus faciles à analyser

Le tableau de bord transforme l' activité du pipeline, la conversion des prospects et l'activité commerciale en une vue de gestion partagée. Les responsables et analystes peuvent examiner l'activité par date ou responsable sans créer de rapport distinct.

Les graphiques du pipeline, vues de conversion, widgets d'activité et panneaux de prévision regroupent les principaux indicateurs commerciaux.

Fonctionnement

  1. Le tableau de bord présente le nombre de prospects, les étapes des affaires, l'activité commerciale, les conversions et les prévisions.
  2. Le graphique du pipeline affiche les affaires selon leurs étapes.
  3. Les filtres par date et responsable affinent les vues du tableau de bord.
Tableau de bord des performances commerciales

Tableau de bord des performances commerciales

Fonctions affichées sur cet écran
Suivre les performances commerciales Configurer les pipelines commerciaux Créer des rapports personnalisés

Les systèmes connectés et les données importées sont plus faciles à contrôler

La console d'intégration et de migration offre à l'intégrateur système ou au responsable des données une vue claire des applications connectées, des correspondances de champs et des fiches importées. Les événements de synchronisation et les erreurs de validation sont affichés dans la même console.

Cela prend en charge la migration des données depuis les feuilles de calcul, les anciens CRM et d'autres systèmes métier.

Fonctionnement

  1. La console répertorie les applications connectées, les champs sources, les champs associés, les lots d'importation, les événements de synchronisation et les erreurs de validation.
  2. Le tableau de correspondance relie les champs du système source aux fiches CRM.
  3. L'état des importations et le journal de synchronisation affichent l'activité de migration et de connexion.
Remarque : Les erreurs de validation restent visibles dans la console pour être examinées pendant la migration.
Console d'intégration et de migration des données

Console d'intégration et de migration des données

Fonctions affichées sur cet écran
Intégrer les systèmes existants Outils de migration des données Importer dans le CRM

Ce que la solution apporte

Grâce à cette solution, l'entreprise de services professionnels peut :

  • Capturer et affecter les prospects selon les règles du client
  • Gérer les pipelines commerciaux, validations, devis et relances
  • Relier les fiches clients aux projets et à la comptabilité
  • Importer et standardiser les données historiques
  • Analyser l'activité commerciale, les conversions et les prévisions
  • Ajouter des intégrations et modules selon l'évolution des processus métier

Des systèmes prêts à l'emploi auraient-ils pu convenir ?

Avant la conception, le besoin a été comparé aux produits prêts à l'emploi selon leurs propres descriptions.

Besoins du client Plateformes d'affectation des prospects LeanData, LeadAngel Outils de gestion des données CRM Insycle, Traction Complete, D&B Connect Plateformes d'opérations de revenus Openprise, D&B Rev.Up ABX Solution personnalisée
Unifier le CRM et les applications métier — — partiellement
Connecter les outils et systèmes externes partiellement partiellement
Migrer et standardiser les données historiques —
Automatiser les processus commerciaux et de paiement — — —
Respecter les règles du client : étapes, rôles, rapports — — —
Toutes les étapes au même endroit — — —
Aucune étape manuelle entre les programmes partiellement partiellement

Selon les descriptions publiques des produits et de leur catégorie.

Les produits prêts à l'emploi couvrent certains aspects de l'affectation des prospects, de la qualité des données CRM et des opérations de revenus. Un produit prêt à l'emploi suffit lorsqu'un seul de ces aspects est nécessaire.

Ce client avait besoin de son propre logiciel, car les fonctions requises étaient réparties entre plusieurs produits et ne correspondaient pas entièrement aux règles de l'entreprise.

En conclusion

En définitive, la solution a été conçue pour réduire le travail manuel, du nouveau prospect au suivi commercial et au transfert vers les projets.

FAQ

Vous envisagez de créer un système similaire ? Consultez les réponses ci-dessous pour comprendre comment la configuration CRM, l'intégration, la migration et l'automatisation s'articulent.

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