Résumé
Le client suit les produits, ventes, achats et stocks dans des fichiers distincts, ce qui rend les mises à jour et les rapports répétitifs.
La solution est devenue un classeur Excel et VBA maîtrisé pour les stocks, commandes et rapports.
Le logiciel est conçu pour réduire le travail manuel lié aux stocks et le temps consacré à la préparation d'informations commerciales fiables.
Histoire du client
Le client est un distributeur de produits basé en Roumanie. Il gère les produits, ventes, achats, fournisseurs et stocks dans Excel, tout en traitant les commandes clients et les factures.
La mise à jour des soldes prend du temps à l'équipe. Les mouvements de stock, informations de vente et données d'achat doivent rester connectés lorsque les produits sont reçus, expédiés, sortis ou retournés.
La demande était simple : automatiser les mises à jour des stocks à partir des transactions, afficher clairement les performances des stocks et des ventes, générer des rapports et importer les données existantes depuis les fichiers déjà utilisés.
La solution a été conçue autour d'un classeur maîtrisé avec formulaires de transaction, tableaux protégés, tableaux de bord, vues de reporting et flux d'importation. Le traitement des commandes, les factures et les alertes de stock ont été fournis sous forme de modules connectés.
Le client demandait
- Mettre à jour les stocks à partir des ventes, achats, réceptions, expéditions, sorties et retours
- Afficher des tableaux de bord, graphiques, KPI, filtres et analyses de tendance
- Générer des rapports sur les stocks, ventes, achats, valorisation et activités quotidiennes
- Importer les données existantes et actualiser les rapports depuis les fichiers sources
Pourquoi un logiciel prêt à l'emploi ne convenait pas
Les produits d'automatisation d'entrepôt se concentrent sur les robots, véhicules automatisés et opérations de manutention, tandis que ce client avait besoin de gérer les transactions de stock, commandes, factures, importations et rapports dans Excel. Le classeur personnalisé s'est adapté à sa méthode existante de gestion des stocks, ventes, achats et informations fournisseurs.
Présentation du projet
La solution a été conçue autour de Microsoft Excel avec l'automatisation VBA, des formulaires, des listes déroulantes et des tableaux protégés. Le distributeur dispose ainsi d'un espace maîtrisé pour les informations sur les stocks, commandes et fournisseurs.
Pour gérer les mouvements de stock, un écran de saisie des transactions enregistre les ventes, achats et ajustements de stock. Les soldes évoluent automatiquement à partir des transactions enregistrées.
Le tableau de bord des stocks affiche les niveaux actuels, seuils de réapprovisionnement et alertes de stock faible. Les filtres, segments et actions d'actualisation permettent de cibler les produits ou périodes nécessaires.
L'espace de reporting combine tableaux croisés dynamiques, tableaux récapitulatifs et graphiques de tendance. Il couvre les ventes, achats et ruptures de stock, avec des filtres pour l'analyse.
Une attention particulière a été portée aux importations et aux documents commerciaux. Les fichiers CSV et XML peuvent alimenter le classeur, tandis que les factures et récapitulatifs peuvent être préparés pour un export PDF ou un envoi par e-mail.
Fonctionnalités clés livrées
- Mises à jour automatisées des stocks à partir des ventes, achats, réceptions, expéditions, sorties et retours
- Mises à jour en masse des stocks produits
- Gestion des écritures du journal des stocks
- Tableau de bord des stocks avec alertes de stock faible et seuils de réapprovisionnement
- Rapports des ventes, achats, stocks et ruptures
- Graphiques, KPI, filtres, segments et analyse des tendances
- Traitement des commandes clients
- Génération de factures avec détails des produits
- Importation de données CSV et XML
