PROJET

Gestion de la relation client pour la capture et le suivi des prospects

Développement logiciel sur mesure, Configuration du CRM GoHighLevel, Capture de prospects, Gestion du pipeline commercial, Automatisation des e-mails et SMS, Prise de rendez-vous, Intégrations CRM

  • Secteur: Services marketing
  • Slovénie Localisation: Slovénie
  • Délai de livraison: 16 semaines
  • Technologies: JavaScript / TypeScript (Node.js), Python
4+ mois

L’agence marketing du client consacre du temps à transférer les demandes depuis les sources de prospects vers les fiches contacts et les étapes commerciales. La solution est un logiciel de gestion de la relation client qui capture les prospects depuis les canaux connectés, les organise dans des pipelines commerciaux et automatise les suivis pour l’équipe de l’agence. Elle relie également les rendez-vous, l’attribution aux équipes et les rapports dans GoHighLevel, offrant à l’agence un espace unique pour gérer le traitement des prospects de ses clients.

Résumé

Problème

L’agence gère les prospects, suivis, réservations et rapports à travers des processus fragmentés qui font perdre du temps à l’équipe.

Solution

La solution est devenue un CRM GoHighLevel centralisé avec des sources de prospects, pipelines et workflows de communication connectés.

Résultat

Le système vise à réduire le travail manuel et les reprises entre une nouvelle demande, un rendez-vous réservé et une vente.

Histoire du client

Le client est une agence marketing slovène. Elle gère l’automatisation CRM de plusieurs marques ou clients et traite les demandes provenant de sites web, publicités, réseaux sociaux et appels.

L’équipe consacre du temps à organiser les fiches contacts et qualifier les prospects. Elle attribue également les responsabilités, fait progresser les opportunités entre les étapes et coordonne les suivis avec les réservations.

Elle demandait également des suivis conditionnels par e-mail, SMS et WhatsApp.

La solution a été conçue autour des fiches contacts, pipelines d’opportunités, suivi des sources de prospects et workflows de rendez-vous. Les droits d’accès, tableaux de bord et la documentation accompagnent le travail de l’équipe.

Le client demandait

  1. Tester, surveiller, optimiser, documenter et transmettre les processus CRM grâce à des formations et démonstrations.
  2. Configurer GoHighLevel avec les contacts, étiquettes, champs, pipelines, étapes et sources de prospects.
  3. Capturer et synchroniser les prospects depuis les sites web, réseaux sociaux, publicités, webhooks et systèmes externes.
  4. Créer des suivis conditionnels par e-mail, SMS, WhatsApp, téléphone et messages sociaux.

Pourquoi les logiciels prêts à l’emploi ne convenaient pas

Les produits prêts à l’emploi de routage des prospects vers les comptes se concentrent sur la correspondance avec les fiches CRM et l’attribution via des règles de routage. Les produits de gestion des données se concentrent sur le nettoyage, la connexion ou l’enrichissement des données CRM. Le client avait besoin d’un système configuré regroupant pipelines, communications, réservations, paiements, notifications d’équipe, rapports, tests et documentation.

Présentation du projet

La solution a été conçue autour des fiches CRM GoHighLevel, des pipelines d’opportunités, des formulaires et des calendriers. Les workflows, tableaux de bord, droits d’accès et rapports complètent la structure opérationnelle.

Les étapes et les sources de prospects restent intégrées au même processus CRM.

Pour gérer la capture des prospects, des formulaires, sites web et canaux sociaux connectés ont été mis en place. Les webhooks et systèmes externes échangent également les informations sur les prospects lorsque nécessaire.

Des workflows conditionnels envoient des suivis par e-mail, SMS et WhatsApp. Les actions vocales et les messages sociaux sont également pris en charge.

Les déclencheurs, délais, branches et conditions d’arrêt adaptent les messages à l’étape du prospect.

Une attention particulière a été accordée à la gestion des rendez-vous. Le système prend en charge la réservation, les confirmations et les rappels, tandis que les tâches d’appel et la relance des absences facilitent l’étape suivante.

La solution a été organisée en modules afin de pouvoir ajouter ultérieurement des pages d’atterrissage, modèles d’e-mails, notifications WhatsApp et appels automatisés. Les tableaux de bord, contrôles qualité et connexions externes accompagnent l’équipe après la livraison. La formation et la documentation la soutiennent également.

Fonctionnalités clés livrées

  • Fiches contacts GoHighLevel centralisées
  • Pipelines d’opportunités et étapes commerciales
  • Capture de prospects depuis les canaux connectés
  • Suivi des sources de prospects
  • Automatisation conditionnelle des e-mails et SMS
  • Suivis WhatsApp et messages sociaux
  • Routage, qualification et attribution des prospects
  • Prise de rendez-vous et rappels
  • Tests des workflows et contrôles qualité
  • Tableaux de bord de reporting

Peut être ajouté

+ Pages d’atterrissage + Modèles d’e-mails + Notifications WhatsApp + Appels automatisés + Tableaux de bord avancés + Connexions à des outils externes

Qui d’autre peut utiliser cette solution

Ces entreprises rencontrent une problématique similaire de gestion des prospects, et la même solution peut être adaptée à leurs processus commerciaux et de réservation.

Une entreprise de coaching

Tâche Elle doit qualifier les demandes et réserver des appels commerciaux ou des rendez-vous.
Comment la solution aide La solution capture les prospects, les oriente, assure automatiquement les suivis et relie les données de réservation au pipeline.
Services aux entreprises

Une entreprise d’éducation et de formation

Tâche Elle doit transformer les demandes en consultations planifiées ou en ventes de programmes.
Comment la solution aide La solution organise les prospects, envoie des messages conditionnels, gère les rendez-vous et établit des rapports sur l’activité des prospects.
Services aux entreprises

Une organisation commerciale sortante

Tâche Elle doit attribuer et accompagner les prospects, tout en assurant le suivi au sein de l’équipe.
Comment la solution aide La solution regroupe l’attribution, les étapes, l’activité des messages et les rapports d’équipe dans un seul processus CRM.
Services professionnels

Technologies utilisées

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Services CRM et d’automatisation

Cet environnement relie les fiches CRM, workflows, canaux de communication et services externes.

Python

Intégrations CRM et calendrier

Les services Python connectent les API CRM et les données du calendrier lorsque le workflow l’exige.

PHP

Intégrations de messagerie et CRM

Les intégrations PHP connectent les services de communication et CRM.

@gnosticdev/highlevel-sdk

Accès à l’API GoHighLevel

Ce SDK connecte la solution au CRM GoHighLevel et à ses fonctions d’automatisation marketing.

ghl-sdk

Fiches GoHighLevel

Ce SDK fonctionne avec les contacts, opportunités, pipelines, rendez-vous et workflows de GoHighLevel.

gohighlevel-api-client

Connexion CRM Python

Ce client connecte les services Python à la plateforme GoHighLevel.

twilio/sdk

Communication par SMS

Cette bibliothèque connecte la messagerie SMS via Twilio.

whatsapp-web.js

Messagerie WhatsApp

Cette bibliothèque Node.js prend en charge la gestion des messages WhatsApp.

rrule

Dates récurrentes du calendrier

Cette bibliothèque gère les dates récurrentes des workflows de rendez-vous.

icalendar

Échange d’événements du calendrier

Cette bibliothèque lit et crée des événements de calendrier pour les connexions de planification.

Intégrations

GoHighLevel

La solution échange avec GoHighLevel les contacts, opportunités, pipelines, rendez-vous, workflows, messages et données de reporting.

Meta, Instagram, LinkedIn, and TikTok

Les canaux sociaux et publicitaires connectés fournissent les demandes des prospects et les informations sur leur source.

Twilio

Twilio transporte les SMS et événements de communication utilisés dans les workflows de suivi.

WhatsApp

WhatsApp transporte les notifications et messages de suivi lorsque le workflow l’exige.

Google Calendar

La synchronisation du calendrier échange les événements de rendez-vous et les disponibilités.

Zapier and Make

Ces plateformes d’automatisation transfèrent les données de prospects, rendez-vous, paiements et plateformes externes entre les systèmes connectés.

Le résultat

Les prospects restent organisés dans un seul pipeline

L’écran du pipeline de prospects offre à l’agence une vue partagée des contacts et opportunités. Les données de source, étiquettes et champs personnalisés restent visibles à côté de l’étape commerciale actuelle.

L’attribution et l’activité restent proches des informations nécessaires au prochain suivi, au lieu d’être séparées dans différents outils.

Fonctionnement

  1. Le CRM affiche les fiches contacts, étapes d’opportunité, étiquettes, champs personnalisés, données de source et activité e-mail et SMS.
  2. Le pipeline regroupe les opportunités par étape commerciale et affiche les utilisateurs qui leur sont attribués.
  3. Le fil d’activité présente les communications liées au contact et à l’opportunité.
  • Examiner les prospects capturés
  • Attribuer les responsabilités
  • Faire progresser les opportunités entre les étapes
Pipeline de prospects et fiche contact

Pipeline de prospects et fiche contact

Fonctions affichées sur cet écran
Gestion de la structure CRM Configurer les pipelines commerciaux Capturer des prospects depuis les plateformes

Les suivis s’adaptent à la situation du prospect

Le créateur de workflows regroupe les communications conditionnelles dans un processus visuel. Les actions par e-mail, SMS et WhatsApp se connectent aux délais et branches, ainsi qu’aux conditions d’arrêt.

L’agence peut tester et vérifier le workflow avant de l’intégrer au processus opérationnel.

Fonctionnement

  1. Le workflow affiche les blocs de déclencheur, e-mail, SMS, WhatsApp, délai, condition et arrêt.
  2. Les fiches prospects, réponses, rendez-vous, étiquettes, étapes et activités de messagerie parcourent les branches configurées.
  3. Le contrôle de test vérifie le parcours de communication configuré.
  • Créer des suivis en plusieurs étapes
  • Arrêter les messages après une réservation
  • Vérifier la qualité du workflow
Conseil : Les réservations et réponses des prospects peuvent servir de conditions pour modifier le parcours de suivi.
Créateur de workflows pour les suivis conditionnels

Créateur de workflows pour les suivis conditionnels

Fonctions affichées sur cet écran
Automatisation des e-mails et SMS Automatiser la gestion des prospects Automatiser les suivis Modifier les workflows Contrôler la qualité des workflows

Les réservations sont reliées aux rappels et aux tâches

L’écran de réservation relie les rendez-vous à la gestion des prospects. Les disponibilités du calendrier, détails de réservation et statut de confirmation apparaissent dans une seule vue de planification.

Les rappels et tâches d’appel accompagnent le processus de rendez-vous, y compris la relance des absences.

Fonctionnement

  1. Le calendrier affiche les créneaux disponibles, données de réservation et événements.
  2. La fiche du rendez-vous affiche son statut, celui de la confirmation et celui du rappel.
  3. Le panneau des tâches d’appel présente les tâches liées au workflow du rendez-vous.
  • Créer des rendez-vous en ligne
  • Envoyer des rappels de rendez-vous
  • Gérer la relance des absences
Calendrier de réservation et détails du rendez-vous

Calendrier de réservation et détails du rendez-vous

Fonctions affichées sur cet écran
Créer des rendez-vous en ligne Configurer les rappels de rendez-vous Automatiser le lancement des appels

Les responsables voient l’activité des prospects et campagnes

Le tableau de bord de reporting regroupe les sources de prospects, réservations et campagnes dans une seule vue. Le statut des paiements et l’activité de l’équipe sont également disponibles pour le suivi opérationnel.

Les responsables peuvent comparer l’activité liée à l’acquisition et au suivi sans séparer les informations de pipeline et de réservation dans des rapports distincts.

Fonctionnement

  1. Le tableau de bord affiche les données de source, activité des prospects, réservations, conversions, paiements et activité de l’équipe.
  2. Le graphique des sources montre celles liées aux demandes capturées.
  3. Le résumé du pipeline, les indicateurs de réservation, le panneau des campagnes, celui des paiements et le tableau d’équipe présentent les mises à jour opérationnelles.
  • Examiner les performances des sources
  • Suivre les réservations et conversions
  • Vérifier l’activité de l’équipe
Remarque : Le reporting relie l’activité des prospects aux informations de réservation, paiement, campagne et équipe.
Tableau de bord des rapports sur les prospects et campagnes

Tableau de bord des rapports sur les prospects et campagnes

Fonctions affichées sur cet écran
Tableau de bord RT Suivre les performances des sources de prospects

Ce que la solution apporte

Grâce à cette solution, l’agence peut :

  • Conserver contacts, étapes, étiquettes, champs personnalisés et sources dans un seul CRM
  • Capturer et orienter les prospects depuis les canaux connectés
  • Exécuter des suivis conditionnels par e-mail, SMS, WhatsApp et réseaux sociaux
  • Relier les rendez-vous aux confirmations, rappels et tâches d’appel
  • Examiner l’activité des campagnes, réservations, paiements et équipes
  • Gérer et documenter les workflows CRM de sa propre équipe

Des systèmes prêts à l’emploi auraient-ils pu faire l’affaire ?

Avant la conception, le besoin a été comparé aux produits prêts à l’emploi à partir de leurs propres descriptions.

Besoins du client Plateformes de routage des prospects LeanData, LeadAngel, Traction Complete Gestion des données CRM Insycle, Openprise, D&B Connect Plateformes d’opérations de revenus D&B Rev.Up ABX Solution sur mesure
Tester, surveiller et documenter les processus CRM — — —
Configurer les fiches et pipelines CRM — — —
Capturer et synchroniser les prospects — — —
Automatiser les suivis multicanaux — — —
Respecter les règles du client : étapes, rôles, rapports partiellement — partiellement
Toutes les étapes au même endroit — — —
Aucune étape manuelle entre les programmes — partiellement

Selon les descriptions publiques des produits et de leur catégorie.

Les produits prêts à l’emploi couvrent certaines parties du routage des prospects, de la gestion des données CRM et des opérations de revenus. Un produit prêt à l’emploi suffit lorsqu’un seul de ces aspects est nécessaire.

Ce client avait besoin de son propre logiciel, car les produits ne couvraient pas l’ensemble de ses besoins métier et règles d’agence, les éléments nécessaires étaient répartis entre plusieurs produits et les étapes entre eux nécessitaient encore configuration et coordination.

En définitive

En définitive, la solution a été conçue pour supprimer le travail manuel entre l’arrivée d’un nouveau prospect, son suivi, le rendez-vous et l’enregistrement de la vente.

FAQ

Vous envisagez de créer un système similaire ? Consultez les réponses ci-dessous pour comprendre comment s’articulent la structure CRM, l’automatisation, les réservations, les intégrations et la transmission à l’équipe.

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