PROJET

Automatisation des workflows Power Automate pour Microsoft 365

Développement logiciel sur mesure, Développement Power Apps, Automatisation des workflows Power Automate, Intégration SharePoint, Intégration Microsoft 365, Automatisation des approbations, Rapports et tableaux de bord

  • Secteur d'activité: Services professionnels
  • Suisse Localisation: Suisse
  • Délai de livraison: 16 semaines
  • Technologies: PHP, Python
4+ mois

Ce client est une entreprise de services professionnels située en Suisse. Ses équipes gèrent les approbations, les demandes et les documents dans Microsoft 365, tandis que la saisie répétitive des données et les rapports prennent du temps. La solution consiste en une automatisation personnalisée des workflows Power Automate avec des interfaces Power Apps. Elle reçoit les demandes, les enregistrements et les événements de workflow, puis fournit à l'entreprise les décisions d'approbation, les tâches attribuées, les notifications, le contenu SharePoint actualisé et les rapports opérationnels au sein d'un processus connecté.

Résumé

Problème

L'entreprise gère les approbations, les enregistrements et les documents dans des processus Microsoft 365 déconnectés.

Solution

La solution est devenue un espace Power Apps et Power Automate connecté pour les demandes, les approbations et les rapports.

Résultat

Elle est conçue pour réduire le travail manuel et le temps consacré au transfert d'informations entre les processus métier.

Témoignage du client

Le client est une entreprise de services professionnels située en Suisse. Elle gère les approbations, les demandes et les documents dans Microsoft 365.

Les équipes administratives et financières gèrent la saisie répétitive des données, les documents et les rapports. Les sites, listes et bibliothèques de documents SharePoint nécessitent également une gestion coordonnée du contenu.

La demande était simple : créer des applications Power Apps pour automatiser les workflows, connecter Power Automate aux outils Microsoft 365 de l'entreprise, automatiser les communications liées aux workflows et fournir des rapports opérationnels.

La solution a été conçue autour des règles propres à l'entreprise et de ses données existantes. Elle a été organisée en écrans dédiés aux demandes et approbations, aux enregistrements SharePoint et aux rapports.

Les intégrations modulaires permettent d'ajouter des extensions ultérieurement.

Le client a demandé

  1. Créer des applications Power Apps pour les approbations, le suivi des tâches et les opérations métier
  2. Connecter Power Automate à Microsoft 365 et aux systèmes métier
  3. Automatiser les notifications, rappels, e-mails et attributions de tâches des workflows
  4. Fournir des rapports, tableaux de bord, analyses et une génération automatisée de rapports

Pourquoi les logiciels prêts à l'emploi ne convenaient pas

Les produits prêts à l'emploi de gestion des workflows couvrent l'automatisation des processus, les approbations et la coordination des tâches, mais leurs interfaces et leurs possibilités de personnalisation peuvent ne pas convenir au fonctionnement de cette entreprise. Un logiciel sur mesure était nécessaire pour définir les étapes des workflows selon les protocoles et procédures du client, tout en gardant les données Microsoft 365 connectées.

Présentation du projet

La solution a été conçue autour de Power Apps pour soumettre des demandes, examiner les approbations et suivre les tâches. Les applications canvas ou pilotées par modèle offrent une interface adaptée aux processus spécifiques de l'entreprise.

Pour gérer les approbations, Power Automate achemine les demandes selon des décisions séquentielles ou basées sur les rôles et consigne les résultats. Les événements du workflow déclenchent également des notifications, des rappels et l'attribution de tâches.

L'intégration SharePoint regroupe les enregistrements de listes, les documents et les résultats des approbations. Le système connecte SharePoint, Microsoft Lists et Excel lorsque le processus l'exige.

Une attention particulière a été portée à la visibilité opérationnelle. Power BI reçoit les lignes des jeux de données, crée des jeux de données push et actualise les jeux de données pour les rapports et les tableaux de bord.

La solution a été organisée en modules afin de pouvoir ajouter de nouveaux formulaires, automatisations et intégrations sans reconstruire l'ensemble du système. Une documentation et une formation ont été incluses pour permettre à l'équipe cliente de gérer le système de manière autonome.

Fonctionnalités clés fournies

  • Applications Power Apps de demandes et d'approbations
  • Workflows d'approbation séquentiels et basés sur les rôles
  • Gestion des listes et documents SharePoint
  • E-mails, alertes, rappels et notifications automatisés
  • Attribution des tâches et suivi de l'état des workflows
  • Intégrations Microsoft 365 et systèmes métier
  • Rapports Power BI et tableaux de bord opérationnels
  • Dépannage, tests, documentation et optimisation des workflows

Peut être ajouté

+ Connecteurs personnalisés + Conversations et canaux Microsoft Teams + Traitement des fichiers .msg Outlook + Gestion des données de rapports JSON + Formulaires Power Apps supplémentaires + Nouveaux modules d'approbation et de tâches

Qui d'autre peut utiliser cette solution

Ces entreprises rencontrent une problématique similaire et la même solution peut être adaptée pour connecter leurs demandes, approbations, enregistrements et rapports.

Un cabinet comptable

Tâche Il gère les missions clients, les approbations, les e-mails, les documents et les tâches récurrentes de l'équipe.
Comment la solution aide La solution connecte les workflows comptables aux enregistrements, aux attributions de tâches, aux notifications et aux rapports.
Cabinets comptables

Un cabinet de recrutement

Tâche Il coordonne les demandes de recrutement, les dossiers candidats, les approbations, les communications et le travail attribué.
Comment la solution aide La solution achemine les processus de recrutement, actualise les enregistrements partagés, envoie des alertes et affiche l'activité opérationnelle.
Services aux entreprises

Une entreprise de services administratifs

Tâche Il gère les demandes, les approbations, les enregistrements, les rapports et les processus répétitifs de saisie des données.
Comment la solution aide La solution connecte les formulaires, les étapes des workflows, les tâches, les notifications et les rapports opérationnels.
Services aux entreprises

Stack technologique

PHP

Intégration SharePoint

PHP prend en charge la connexion aux ressources Office 365 et aux données SharePoint.

Python

Accès aux API Microsoft

Python prend en charge l'accès aux API Microsoft, l'authentification et la communication HTTP.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Traitement des fichiers Outlook

JavaScript et TypeScript prennent en charge le traitement des fichiers de messages Outlook.

vgrem/php-spo

Ressources Office 365

vgrem/php-spo (une bibliothèque PHP pour Office 365) effectue les opérations de création, lecture, mise à jour et suppression via l'API Office 365.

microsoft-kiota-http

Requêtes API Microsoft

microsoft-kiota-http (une bibliothèque Python pour la communication avec les API Microsoft) fournit la couche HTTP pour les requêtes API.

microsoft-kiota-authentication-azure

Authentification API

microsoft-kiota-authentication-azure (une bibliothèque Python pour l'authentification Microsoft) permet l'accès authentifié aux API Microsoft.

microsoft-kiota-abstractions

Abstractions API

microsoft-kiota-abstractions (une bibliothèque Python pour les structures communes des API Microsoft) prend en charge les clients d'API Microsoft générés.

Power Automate

Automatisation des workflows

Power Automate achemine les approbations, attribue les tâches, envoie les communications, actualise les enregistrements et connecte les systèmes métier.

Power Apps

Applications métier

Power Apps fournit des applications canvas ou pilotées par modèle pour les demandes, les approbations, le suivi des tâches et les opérations.

SharePoint, Excel, PDF, JSON

Données et fichiers métier

Ces formats et plateformes stockent, échangent et structurent les enregistrements, documents et données de rapports utilisés par les workflows.

Intégrations

SharePoint and Microsoft Lists

La solution lit et actualise les enregistrements de listes, les documents, les résultats d'approbation et l'état du contenu.

Microsoft Teams

La solution crée des conversations et des canaux et gère les messages de discussion pour les communications opérationnelles.

Outlook

La solution prend en charge les communications de workflows liées à Outlook et les fichiers de messages.

Microsoft Forms

La solution reçoit les données des formulaires soumis qui démarrent ou prennent en charge les workflows.

Power BI

La solution envoie les lignes des jeux de données et actualise les jeux de données pour les rapports et les tableaux de bord.

Microsoft Dynamics 365

Power Automate connecte les processus de workflow à Microsoft Dynamics 365.

Le résultat

Les demandes passent par des étapes d'approbation visibles

L'espace de demandes et d'approbations offre à l'entreprise un emplacement unique pour soumettre une demande et suivre son état d'approbation. Décisions d'approbation et résultats restent liés à la demande au lieu d'être traités comme des messages distincts.

La structure par étapes prend en charge les propres règles d'approbation du client et facilite l'examen de l'état actuel du processus.

Comment cela fonctionne

  1. Le formulaire de demande contient les champs nécessaires et enregistre les informations soumises.
  2. Power Automate achemine la demande selon les étapes d'approbation configurées et enregistre les décisions et résultats.
  3. La zone d'état du workflow affiche l'état actuel et envoie des notifications aux parties prenantes lorsque des événements surviennent.
  • Étapes d'approbation séquentielles
  • Décisions d'approbation basées sur les rôles
  • Enregistrements des résultats du workflow
Espace de demandes et d'approbations

Espace de demandes et d'approbations

Fonctionnalités de cet écran
Créer des workflows d'approbation Configurer les étapes du workflow

Les documents et enregistrements SharePoint restent connectés

L'espace SharePoint regroupe les enregistrements de listes, les documents, les résultats d'approbation et le contenu actualisé. Automatisation des workflows documentaires maintient les approbations de documents et les mises à jour des enregistrements dans le même processus.

Le contenu SharePoint reste intégré au processus d'approbation plutôt que de constituer une tâche manuelle distincte.

Comment cela fonctionne

  1. La vue de liste SharePoint affiche les données de la liste.
  2. La bibliothèque de documents stocke les documents et propose les actions d'approbation.
  3. Le formulaire de mise à jour des enregistrements écrit les enregistrements actualisés et l'état du contenu dans SharePoint.
  • Données des listes SharePoint
  • Actions d'approbation des documents
  • État du contenu actualisé
Conseil : Le contenu SharePoint reste intégré au processus d'approbation plutôt que de constituer une tâche manuelle distincte.
Enregistrements et documents SharePoint

Enregistrements et documents SharePoint

Fonctionnalités de cet écran
Automatisation des workflows documentaires Gérer les données stockées dans SharePoint

Le travail attribué et les alertes de workflow sont visibles

Le tableau de bord des tâches et notifications offre aux responsables des opérations une vue directe du travail attribué, des échéances, des rappels et des alertes. Les attributions de tâches et les déclencheurs de processus sont affichés avec l'état du workflow.

Cela aide l'entreprise à relier les communications opérationnelles quotidiennes au travail qui les a générées.

Comment cela fonctionne

  1. La liste des tâches affiche les tâches attribuées et leur état dans le workflow.
  2. Les champs du responsable et de l'échéance relient chaque tâche à la personne responsable et au calendrier correspondant.
  3. Le flux de notifications enregistre les notifications, rappels et alertes générés par les déclencheurs du processus.
  • Attributions de tâches
  • Échéances
  • État des rappels et alertes
Tableau de bord des tâches et notifications

Tableau de bord des tâches et notifications

Fonctionnalités de cet écran
Automatiser les workflows

L'activité opérationnelle est plus facile à examiner

L'écran de rapports regroupe les données approuvées, les résultats des workflows, les rapports et les analyses dans une seule vue. Les rapports interactifs et les éléments du tableau de bord facilitent l'analyse opérationnelle sans devoir reconstruire manuellement les informations.

L'actualisation des données maintient la vue des rapports alignée sur les résultats disponibles des workflows.

Comment cela fonctionne

  1. Les filtres du rapport utilisent les données approuvées et les résultats des workflows pour définir la vue du rapport.
  2. La zone de rapport interactif présente les rapports et les analyses.
  3. Les éléments du tableau de bord affichent les données après leur mise à jour par le contrôle d'actualisation.
  • Filtres de rapport
  • Zone de rapport interactif
  • Actualisation des données du tableau de bord
Remarque : Power BI peut recevoir les lignes des jeux de données, créer des jeux de données push et actualiser les jeux de données pour cette couche de rapports.
Rapports et tableaux de bord opérationnels

Rapports et tableaux de bord opérationnels

Fonctionnalités de cet écran
Générer des rapports pour l'analyse

Ce que la solution apporte

Grâce à cette solution, l'entreprise peut :

  • Créer et gérer des workflows d'approbation dans Power Apps
  • Connecter les demandes, enregistrements, documents, tâches et rapports dans Microsoft 365
  • Attribuer le travail et envoyer des notifications, alertes, rappels et e-mails à partir des événements des workflows
  • Maintenir à jour les enregistrements et documents SharePoint grâce à des processus automatisés
  • Examiner les données opérationnelles approuvées dans les rapports et tableaux de bord
  • Gérer et étendre les workflows avec des composants modulaires documentés

Les systèmes prêts à l'emploi auraient-ils pu faire l'affaire ?

Avant la conception, la tâche a été comparée aux produits prêts à l'emploi à partir de leurs propres descriptions.

Besoins du client Plateformes de workflows Jotform Workflows, Kissflow, ProcessMaker Gestion de cabinet Karbon Collaboration documentaire Progress ShareFile Solution sur mesure
Créer des applications Power Apps pour les opérations — — —
Connecter les systèmes Microsoft 365 — — —
Automatiser les communications des workflows partiellement
Fournir des rapports et tableaux de bord partiellement partiellement —
Respecter les propres règles du client : étapes, rôles, rapports partiellement partiellement partiellement
Toutes les étapes au même endroit — — —
Aucune étape manuelle entre les programmes partiellement partiellement —

Selon les descriptions publiques des produits et de leur catégorie.

Les plateformes de workflows prêtes à l'emploi couvrent les approbations, l'automatisation des tâches et une partie des rapports, tandis que les plateformes de gestion de cabinet et de documents se concentrent sur des opérations plus ciblées.

Un produit prêt à l'emploi suffit lorsque l'entreprise n'a besoin que d'une seule de ces fonctions. Ce client avait besoin de connexions Microsoft 365, de ses propres règles de workflow et de rapports dans un système coordonné unique.

Les fonctionnalités sont réparties entre plusieurs catégories de produits, et leurs connexions nécessitent encore du paramétrage et du travail d'intégration.

Pour finir

Au final, la solution a été conçue pour réduire le travail manuel, de la demande de services professionnels jusqu'à l'approbation et aux rapports.

FAQ

Vous envisagez de créer un système similaire ? Lisez les réponses ci-dessous pour voir comment Power Automate, Power Apps, SharePoint et les rapports peuvent s'intégrer à un même processus métier.

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