Résumé
Le groupe hôtelier gère les réservations, la disponibilité des chambres, les opérations liées aux clients, la facturation et les rapports dans l'ensemble de son activité hôtelière.
La solution est devenue un système de réservation sur mesure qui relie les opérations hôtelières, la synchronisation OTA, la facturation et les rapports en un seul endroit.
Le système est conçu pour réduire le travail manuel et le temps consacré au transfert des informations de réservation entre les tâches et les outils de l'hôtel.
Parcours du client
Le client est un groupe hôtelier roumain. Il exploite des établissements hôteliers où le personnel coordonne les réservations, la disponibilité des chambres et les arrivées des clients.
Le housekeeping, la facturation et les rapports font partie de la même activité quotidienne.
Les équipes de réservation ont besoin d'un inventaire des chambres et de détails de réservation à jour, tandis que le personnel de réception et de housekeeping suit le statut des clients et des chambres. Les responsables et les comptables ont également besoin d'informations financières et de rapports.
La demande était simple : gérer les réservations et les opérations hôtelières quotidiennes dans un seul système. Les réservations directes, la synchronisation OTA, la facturation, les paiements et les rapports devaient également être intégrés à la même solution.
La solution a été conçue comme un PMS hôtelier modulaire, avec des écrans distincts pour la disponibilité, les réservations, la synchronisation OTA, le housekeeping et les rapports de revenus. Les règles d'accès, les intégrations et les ajouts futurs ont été traités comme des éléments de la structure, plutôt que comme des outils distincts.
Le client demandait
- Gérer centralement les chambres, leur disponibilité et l'ensemble du cycle de réservation
- Gérer les profils clients, l'historique, les arrivées, les départs et les communications
- Connecter les réservations directes aux OTA et aux gestionnaires de canaux
- Gérer la facturation, les factures, les paiements, la comptabilité et les rapports financiers
Pourquoi les logiciels prêts à l'emploi ne convenaient pas
Les solutions hôtelières prêtes à l'emploi couvrent le travail de la réception, les réservations et le housekeeping. Elles incluent également les fonctions financières, les rapports et la gestion de plusieurs établissements, mais leur modèle d'accès et leur combinaison de fonctionnalités peuvent ne pas convenir à ce groupe hôtelier. Un système de réservation sur mesure était nécessaire pour réunir les réservations, le CRM et les opérations dans un même flux de travail. Il devait également prendre en charge les intégrations et les règles d'accès, notamment la compatibilité avec les anciens systèmes lorsque cela était nécessaire.
Présentation du projet
La solution a été conçue autour d'informations de réservation partagées pour la disponibilité, le travail de la réception et les rapports. L'inventaire des chambres et le statut des réservations restent connectés tout au long de leur cycle de vie.
Pour gérer la sélection des chambres, l'écran de disponibilité combine les plages de dates, le statut des chambres et leurs types. Les préférences des clients et les détails de réservation complètent cette vue, tandis que le calendrier des réservations et les modules d'inventaire maintiennent les informations connectées.
Le gestionnaire de réservations a été conçu pour les équipes de réception et de réservation. Il regroupe la recherche de clients, le statut des réservations, l'enregistrement, le départ et l'historique des réservations sur un seul écran.
La synchronisation OTA a été fournie dans un moniteur distinct avec canaux connectés, files de modifications, journaux et actions de nouvelle tentative. Les réservations nouvelles, modifiées et annulées restent ainsi visibles par l'équipe de réservation.
La solution comprend également un tableau de housekeeping et un tableau de bord des revenus. Les actions liées aux factures et aux rapports, les exports et les connexions comptables donnent aux responsables et aux comptables une vue des informations opérationnelles et financières.
Fonctionnalités clés livrées
- Calendrier central de disponibilité des chambres
- Sélection des chambres et des réservations
- Gestion du cycle de vie des réservations
- Profils clients et historique des réservations
- Suivi des arrivées et des départs
- Synchronisation des réservations OTA
- Tableau du statut des chambres pour le housekeeping
- Génération de factures et de rapports
- Tableau de bord des revenus et de l'occupation
